Папки — структура каталогу
Коли документів десяток — вони прекрасно живуть одним списком. Коли їх сотня, а серед них протоколи за три роки, кошториси й акти по кожному будинку, — без папок каталог перетворюється на звалище. Папки в «Документах» працюють як на комп'ютері: вкладеність, перейменування, переміщення — мешканець у застосунку бачить ту саму структуру, що й ви.
Де знайти: адмінка «Вдома» → Документи → кнопка «Додати папку».
Хто виконує: Адміністратор або Менеджер з доступом до модуля.
Кроки
- У каталозі натисніть «Додати папку» і вкажіть назву.
- Для вкладеної структури відкрийте папку і створіть у ній ще одну — «Додавання вкладеної папки».
- Додаючи документ, у полі «Оберіть папку» вкажіть, куди він потрапить. Уже завантажений документ можна перемістити або дублювати в іншу папку через меню дій.
- Назву папки будь-коли можна змінити — «Змінити назву папки».
Результат
Каталог структурований, мешканці знаходять документи за логікою «папка будинку → рік → документ», а не прокручуванням нескінченного списку. Рівні доступу працюють як і раніше — по кожному документу окремо: рівні доступу.
Обережно з видаленням папки. Разом із папкою назавжди видаляються всі вкладені документи й папки — система спитає підтвердження, але відновити нічого не вийде. Перш ніж видаляти, перемістіть потрібні документи в інше місце.
Типові помилки
- Папка на кожен документ. Структура має допомагати, а не заважати: три-чотири рівні максимум, інакше мешканець втомиться клікати.
- Видалити папку замість перемістити вміст. Див. попередження вище — вміст зникає разом із папкою.
